Datahygiëne

Wat is datahygiëne?
Datahygiëne is een term die sinds de invoering van de AVG (GDPR) in zwang is geraakt, maar wat betekent het? Soms gaat het over de ouderdom van gegevens of de betrouwbaarheid. Zijn de gegevens die je hebt nog wel actueel?
Minstens net zo belangrijk als de inhoud zijn oorsprong en eigendom van de data.

Fotocamera
Vroeger maakte iedereen vakantiefoto’s met een fotocamera. Bij terugkomst liet je die ontwikkelen en afdrukken. Dat waren jouw privé vakantiefoto’s en die bewaarde je thuis, in een fotoalbum. Als je ze wilde delen, dan nodigde je iemand uit bij jou thuis. Die foto’s kwamen zelden of nooit op je werk.

Smartphone
Tegenwoordig maakt bijna iedereen foto’s met zijn mobiele telefoon. Maar wie heeft die telefoon gekocht? Jij, of je baas? Wie betaalt het abonnement? Of betaal jij privé en krijg je er van je werkgever een vergoeding voor? Zijn jouw toestel en gegevens daarmee een klein beetje van je werkgever?

Onduidelijkheid
Als niet vaststaat wie de eigenaar van het toestel is, dan is ook onduidelijk van wie de gegevens op het apparaat zijn. Dat gebeurt vaak. Sommige bedrijven verstrekken apparaten om je werk op te doen en staan oogluikend toe dat je met je werktelefoon ook de huisarts belt. Of de school van je kind. Maar waar eindigt het? Meestal is er geen probleem, totdat er wel een probleem is.

Naaktfoto’s
Stel: je gaat op vakantie naar een naturistencamping, of je hebt ooit babyfoto’s van je blote kind op het strand gemaakt en die worden jaren later door een automatisch algoritme van Apple herkend als kinderporno! Privé is dat verschrikkelijk, maar je bedrijf wil je daar al helemaal niet mee opzadelen. Jouw privéfoto’s – naakt of niet – hebben helemaal niets te zoeken op je werk.

Voorkomen is beter dan genezen
Wie betaalt, bepaalt. In praktijk is de eigenaar van het toestel ook de eigenaar van de gegevens die erop staan. Heb je een werktelefoon, laat die dan op de zaak als je op vakantie gaat. De kosten voor het telefoon-/dataverkeer voor jouw privételefoon zijn dan voor jou privé en de foto’s die je ermee maakt blijven in jouw privédomein. Zo hou je alles gescheiden. Dat is wel zo duidelijk.

“Ik wil geen twee telefoons”
Sommige mensen willen niet privé een aparte telefoon en eentje van de zaak. Dat hoeft ook niet, alleen kun je dan de twee werelden niet meer scheiden van elkaar. Wordt jouw bedrijf gehackt? Dan loop je privé ook risico. Of download je thuis weleens illegaal een film en is nu jouw privécomputer overgenomen door criminelen? Dan loopt jouw bedrijf gevaar als je je privécomputer ook voor werk gebruikt. Dat moet je niet willen en jouw bedrijf ook niet.

Diefstal
Stel: je treedt ergens uit dienst en op jouw privécomputer staan klantgegevens van het bedrijf dat je verlaat. Dan kan je ex-werkgever zeggen dat jij die gegevens hebt gestolen, maar jij zou ook kunnen aanvoeren dat je ze al jaren had, maar dat je ze niet hebt verwijderd toen je uit dienst ging. Is dat diefstal? Door apparaten en data te scheiden kun je deze discussie voorkomen.

Het is nog nooit misgegaan
Als je ooit aandelen hebt gekocht, dan ken je de tekst “Resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst”. Dat je iets al jaren zo doet, betekent niet dat het goed is. Er zijn veel bedrijven waar mensen gratis of betaald werken terwijl ze vrij en/of op vakantie zijn. Dat dat zo is, maakt het nog niet goed. Artikel 10 van onze grondwet zegt:

"Ieder heeft, behoudens bij of krachtens de wet te stellen beperkingen, recht op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer."

Sommige landen kennen het recht om buiten werktijd onbereikbaar te zijn voor je werk. Nederland heeft de Arbowet, die Zorgplicht Werkstress en Arbeidstijden regelt.

Reikwijdte
Datahygiëne beperkt zich niet tot je werk of foto’s op telefoons. Misschien ben je bestuurslid bij een sportclub of vereniging. E-mails die daarin rondgaan, wil je ook niet tussen je werkmail hebben en zelfs niet tussen je privémail. Vraag of regel een e-mailsysteem voor je club. Als je een bestuursfunctie ooit zou willen overdragen, dan is het voor jouw opvolger prettig om een volledig historisch functiegerelateerd archief te hebben. Informatie op de verkeerde plek is eigenlijk een datalek. Probeer dat te voorkomen.

Focus
Gebruik dus verschillende apparaten voor verschillende functies. Zo krijg je toegang tot de gegevens die bij de rol horen die je op dat moment uitvoert. Het wordt makkelijker om je te richten op die ene taak en je raakt niet afgeleid door bijzaken uit andere domeinen. Vroeger waren er geen mobiele telefoons en was je thuis, onderweg of op je werk. Je was niet 24 x 7 bereikbaar voor belangrijke of minder belangrijke dingen. Zet je telefoon soms eens uit als je iets met zorg wilt doen. Dat komt je aandacht ten goede.

Conclusie
Als het niet goed geregeld is, dan is het niet geregeld. Ga het gesprek aan met je baas, collega’s, medewerkers of medebestuurders. Zorg voor duidelijke afspraken op papier en scheid wat je niet met elkaar in contact wilt brengen. Stay safe en hou ook je gegevens veilig!